Besuchsbestätigungs-Mail (Zertifikat)
Wenn Sie anschliessend an ein Seminar oder einen Kurs Ihren Teilnehmern eine Kursbestätigung mit oder ohne einem Zertifikat zustellen möchten, können die folgenden Einstellungen gemacht werden.
In der Box E-Mail Einstellungen können Sie festlegen, ob edoobox ein Besuchsbestätigungs-Mail mit Zertifikat an die Teilnehmer versenden soll.
Legen Sie fest, wie viele % des Angebotes besucht sein müssen, um eine Besuchsbestätigung zu erhalten. Bei nicht erreichen dieser %-Angabe kann auch eine Nicht-Besuchs-Mitteilung versendet werden.
Stellen Sie ein, ob beim Erreichen der hinterlegten %-Angabe ein Zertifikat-PDF mitgesendet werden soll oder nicht.
Die Sendeverzögerung erlaubt Ihnen die Anwesenheit nachträglich manuell noch einzutragen, falls Sie es nicht bereits mit dem Einlass-Scan gemacht haben.
Möchten Sie eine Kopie an eine zweite E-Mail-Adresse senden? Erstellen Sie dazu ein weiteres Teilnehmer Datenfeld, welches die Teilnehmer ausfüllen können und wählen Sie dieses hier aus.
Die Besuchsbestätigung wird nur versendet, sofern die Präsenzliste nachgeführt wurde und das Angebot nicht im Archiv oder im Papierkorb liegt! Die Besuchsbestätigung kann auch manuell vor dem Enddatum versendet werden.
Bei allen Teilnehmern, die Kein Status als Status haben wird nachdem Versenden der Besuchsbestätigungs-Mail, eine Notiz in die Meldungen geschrieben, dass die Nicht-Besuchs-Mitteilung nicht versendet werden konnte.
Die Besuchsbestätigungs-Mail kann auch manuell versendet werden, gehen Sie dazu in die Buchung des Teilnehmers und wählen Sie Besuchsbestätigung versenden.
Berechnung der Anwesenheit
Die Anwesenheit kann nur korrekt berechnet werden, wenn für alle Lektionen/Module ein Status ausgewählt wurde.
Für jeden Status wird die Anwesenheit in Stunden berechnet. Ist bei einem Status die Bewertung nicht 100%, so wird die Zeit mit diesem Prozentsatz multipliziert.
So kann zB. der Status Frühzeitig gegangen mit der Bewertung 90% versehen werden, die anwesende Zeit wir so nur zu 90% angerechnet.
Die Anwesenheit kann mit den entsprechenden Platzhaltern sowohl in die Besuchsbestätigungsmail wie auch ins Zertifikat übernommen werden.
| ##VisitingTimesPercent## | Total Anwesenheit in % |
| ##VisitingTimesHourMinute## | Total Zeit, falls Teilnehmer immer anwesend war |
| ##OfferTotalTime## | Alles zusammen z.B. 5 von 7 Stunden besucht |
| ##DateNow## | Datum heute |
| ##VisitingTimesNumber0## | Besuchte Zeit des Status „Kein Status“* |
| ##VisitingTimesNumber1## | Besuchte Zeit des Status „Anwesend“* |
| ##VisitingTimesNumber2## | Besuchte Zeit des Status „Frühzeitig gegangen“* |
| weitere Platzhalter |
* Ausgabe in Dezimalstunden. Beispiel: Wert 1.5 = 90 Minuten besucht.
Präsenzliste
Sie haben die Möglichkeit in jedem Angebot die Präsenzliste zu führen und den Teilnehmern danach ein Zertifikat zukommen zu lassen.
Gehen Sie in das gewünschte Angebot und wechseln in das Register Teilnehmer. Dort können Sie nun das Unterregister Präsenzliste auswählen.
Um die Präsenzlisten-Funktion verwenden zu können, braucht das Angebot mindestens ein Modul/Lektion. Erstellen Sie im Register Kalender ein Modul/Lektion.
Ohne eine Lektion oder ein Modul, wird Ihnen die folgend Fehlermeldung angezeigt:
Ist mindestens ein Modul vorhanden, erscheint eine Auflistung der definitiven Teilnehmer. Dahinter hat jede Person zu Beginn einen schwarzen Punkt (resp. das von Ihnen hinterlegte Zeichen). Dieser Punkt bedeutet „Kein Status“.
Klicken Sie nun auf den Punkt und wählen den gewünschten Status dieser Person aus: Anwesend, Frühzeitig gegangen, Entschuldigt, Unentschuldigt etc.
In der Box Präsenzliste Einstellungen können Sie diverse Status festlegen, welche Sie bei den Teilnehmern hinterlegen können: Kein Status, Anwesend, Frühzeitig gegangen, Entschuldigt, Unentschuldigt und drei weitere, welche Sie selber festlegen können. Die ersten drei sind bis auf das Status Symbol und der Bewertung bei Frühzeitig gegangen fix hinterlegt. Bei den anderen können Sie ebenfalls ein eigenes Symbol, einen eigenen Text und eine Bewertung festlegen (0 bis 100%, Bewertung der Anwesenheit).
Wenn noch kein Status vergeben wurde erscheint, am Monitor und in der gedruckten Präsenzliste, ein schwarzer Punkt. Ändern Sie dieses Symbol wenn es Ihnen nicht gefällt.
