Geben Sie buchungswilligen Teilnehmern die Möglichkeit, sich in die Warteliste einzutragen. Wenn ein Platz frei wird im Angebot, kann ein Teilnehmer aus der Warteliste dem aktuellen Angebot hinzugefügt werden. Mit einem Anfrage-Mail kann den restlichen Personen auf der Warteliste ein Ersatz-Angebot angeboten werden.
Die Warteliste kann nur für Angebote mit Anmeldetyp Normale Anmeldung aktiviert werden. In Angeboten mit Freier Terminwahl ist das Führen einer Warteliste nicht möglich.
Eine Sammelanmeldung ist, sobald das Angebot in die Warteliste springt, nicht mehr möglich.
Gehen Sie in das Register Teilnehmer und danach in das Unterregister Warteliste.
Wann wird in die Warteliste eingetragen?
Man kann nicht nachträglich einen Teilnehmer von der definitiven Liste auf die Warteliste verschieben.
Warteliste erlauben
Die Option Warteliste erlauben ist für jedes Angebot mit Anmeldetyp «Normale Anmeldung» einstellbar.
Status Geschlossen
Das Angebot ist im Status Geschlossen, die Option Warteliste erlauben ist aktiv.
(Ist das Angebot ausgebucht oder ist die Anmeldefrist abgelaufen, schaltet edoobox automatisch in den Status Schliessen. Oder Sie haben evtl. aus irgendwelchen Gründen das Angebot geschlossen, damit nicht weiter gebucht werden kann.)
Status Absagen
Wenn Sie ein Angebot absagen (den Status Absagen wählen), erhalten alle gebuchten Teilnehmer ein Absage-Mail und werden zudem in die Warteliste verschoben.
Die Warteliste wird vom System auch für folgende Fälle benutzt:
MustPay-Buchungen werden in die Warteliste eingetragen. Bei erfolgreicher Zahlung mit einem Bezahlsystem wird die Buchung automatisch der Teilnehmerliste hinzugefügt (sofern zu diesem Zeitpunkt noch Plätze frei sind).
Status in der Warteliste
Warteliste: Das Angebot ist ausgebucht oder Anmeldeschluss abgelaufen. Der Teilnehmer hat sich auf die Warteliste angemeldet.
Mustpay: MustPay- Countdown läuft / MustPay-Countdown ist abgelaufen / Mustpay ohne Countdown
Buchung: Der Teilnehmer kann von einem anderen Angebot hinzugefügt werden.
Funktionen in der Warteliste
Anfragen
Möchten Sie die Teilnehmer nicht ungefragt dem Angebot hinzufügen, dann verwenden Sie den Button Anfragen. Die markierten Teilnehmer erhalten eine Mail mit einem Link zur angefangenen Anmeldung. Die Teilnehmer können nun mit zwei Klicks die Buchung/Anmeldung abschliessen.
Möchten Sie den Warteliste Teilnehmern irgendwelche Informationen zukommen lassen, verwenden Sie den Button E-Mail.
Hinzufügen
Werden im Angebot Plätze frei (durch eine Buchungsannullierung oder durch die Erhöhung der maximalen Teilnehmeranzahl), können mit dem Button Hinzufügen markierte Teilnehmer direkt dem Angebot hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie dass keine Buchungsbestätigung automatisch versendet wird. Diese müssten Sie selber noch generieren.
Anfrage senden für Ersatzangebot – Warteliste eines anderen Kurses verwenden
Möchten Sie den Warteliste Teilnehmern ein Ersatzangebot anbieten, dann gehen Sie wie folgt vor:
Nur möglich, wenn beim Angebot mit Warteliste wie auch beim Ersatzangebot der Anmeldetyp Normale Anmeldung aktiviert ist.
- Erstellen Sie ein Ersatzangebot und veröffentlichen es.
- Rufen Sie die leere Warteliste des Ersatzangebotes auf.
- Schreiben Sie ins Feld Warteliste Filter – Angebote mit Wartelisten Teilnehmer den Namen des Angebotes, dessen Warteliste benutzt werden soll (mehrere Angebotsnamen können hier eingetragen werden).
- In der nun erscheinenden Namenliste markieren Sie die Namen, denen Sie eine Anfrage senden wollen.
- Klicken Sie nun auf Anfragen. Die Anfrage-Mails werden nun versendet.
Teilnehmer von einem anderen Angebot hinzugefügt
Dazu kann im Wartelistefilter eines anderen Angebotes ausgewählt werden. Über die Checkbox „Angebote mit normalen Buchungen einbeziehen“ werden auch diese Buchungen in der Warteliste angezeigt.
Im Feld Status werden diese als Buchung markiert.
Teilnehmerdaten bearbeiten
Klicken Sie auf das Teilnehmersymbol – das Fenster mit den Teilnehmerdaten öffnet sich.
Wartelistebuchung annullieren
Klicken Sie auf das Buchungssymbol – die Buchung öffnet sich – mit dem Button Buchung annullieren kann eine Buchung annulliert werden.
Wie erstelle ich ein Angebot ohne definitive Anmeldung – nur Warteliste?
1. Angebot erstellen, inkl. Beschreibung
2. Start,- End-, Anmeldeschluss-Datum eintragen
3. Bei Maximum Teilnehmer 1 eintragen
4. Warteliste aktivieren
5. Veröffentlichen und gleich Schliessen
6. Bei maximum Teilnehmer 0 eintragen
Das Angebot erscheint nun als Warteliste buchbar, in der Beschreibung soll darauf hingewiesen werden, dass es sich um eine Interessen-Anmeldung handelt bei diesem Angebot.
Bitte beachten Sie das in der Warteliste keine Sammelteilnehmer angezeigt wird. Falls Sie mehr Leute auf der Warteliste angezeigt bekommen als tatsächlich in der Warteliste sind, dann liegt es daran das ihre Kunden mehrmals versucht haben sich in die Warteliste einzutragen.
