In der folgenden Beschreibung werden die Abläufe zur Erstellung, Aktualisierung oder Stornierung einer Rechnung im edoobox System beschrieben.
Rechnung automatisch erstellen
Rechnungen können automatisch und manuell erstellt werden. Die Einstellung dazu finden Sie in den edoobox-Einstellungen, in der Box Bezahlsysteme für Teilnehmer.
Bei der automatischen Rechnungserstellung, erstellt edoobox bei einer Teilnehmer-Buchung eine neue Rechnung und sendet diese mit der Buchungsbestätigung per E-Mail an den Teilnehmer.
Rechnung manuell erstellen
Um eine Rechnung manuell zu erstellen öffnen Sie das Teilenehmer-Konto und klicken auf die Schaltfläche Rechnung erstellen.
Im Fenster das geöffnet wird, kann gewählt werden, welche Buchung in der Rechnung enthalten sein soll. Es kann auch eine Rechnung über mehrere Buchungen erstellt werden.
Nach dem Erstellen können Sie wählen, ob die Rechnung per Mail oder per Briefpost zugestellt wird.
Geänderte Rechnungen
Wenn zum Beispiel eine Preiskategorie, Zusatzleistung oder ein Modul nach der Erstellung der Rechnung geändert wird, erstellt edoobox nicht automatisch eine neue Rechnung. So können Sie mehrere Änderungen gleichzeitig vornehmen ohne jedes mal eine neue Rechnung zu erstellen.
Das System zeigt Ihnen über das gelbe i Symbol an wenn eine Rechnung sich vom Buchungstotal unterscheidet.
Rechnungen nach einer geänderten Buchung aktualisieren
Öffnen Sie die Rechnung mit einem Klick auf die Rechnung die aktualisiert werden soll.
Im geöffneten Rechnungsfenster kann die Rechnung über die Schaltfläche Aktualisieren neu erstellt werden.
Das System erstellt basierend auf der alten Rechnung eine Stornorechnung mit der gleichen Rechnungsnummer und dem Alias S.
Es wird ebenfalls eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt.
Als Beispiel wird aus der Rechnung ED130 eine neue Stornorechnung ED130S erstellt. Die neue Rechnung wurde mit der Rechnungsnummer ED131 generiert.
Rechnungen an den Teilnehmer versenden
Die aktuelle Rechnung kann über die Schaltfläche Rechnung-Mail per E-Mail oder über die Schaltfläche Rechnung-Brief per Brief an die Teilnehmer versendet werden.
Bei der Option Rechnung-Brief versendet edoobox die Rechnung in einem neutralen Umschlag direkt an den Teilnehmer. Die Kosten für den Versandt, werden ihrem edoobox Konto in Rechnung gestellt.
Teilnehmer-Einzahlung manuell erfassen
Über die Schaltfläche Einzahlung erfassen kann eine Teilzahlung oder der gesamte Buchungsbetrag als einbezahlt markiert werden. Bei einer Einzahlung gleich oder höher als der Rechnungsbetrag wird die Rechnung als bezahlt markiert. Der Restbetrag wird als Guthaben dem Teilnehmer-Konto gutgeschrieben.
Für einen automatischen Abgleich mit den Transaktion besteht die Möglichkeit für den Import aus einem E-Banking. Weitere Infos zum Camt Import
Rückerstattung einer Zahlung
Über die Schaltfläche Rückerstattung kann eine Einzahlung oder auch ein Teil davon zurückerstattet werden. Je nach gewähltem Zahlungsmittel erfolgt dies direkt oder muss im Zahlungssystem manuell erstellt werden.
Stornierung einer Buchung
Wenn Sie eine Buchung komplett stornieren möchten, muss die Rechnung vor der Buchung storniert werden. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf die Schaltfläche Stornieren. Es wird eine Stornorechnung erstellt. Falls der Teilnehmer eine Einzahlung bereits getätigt hat, erfolgt dies direkt oder muss im Zahlungssystem erstellt werden. (Abhängig vom gewähltem Zahlungsmittel)
Die Vorlage für die Stornorechnung finden Sie in den Mailvorlagen.
Export der Buchungen und Rechnungen
Eine Anleitung wie Sie Rechnungen, Offenen Rechnung oder Rechnungen als PDF exportieren, sind in der Anleitung Exportmöglichkeiten beschrieben.
