Eine offene Rechnung kann von Teilnehmenden per Banküberweisung oder über ein aktiviertes Bezahlsystem beglichen werden. Dem Teilnehmenden kann zudem unabhängig vom Zahlungsmittel eine Rechnung als PDF ausgestellt werden.
Zahlungseingänge per Banküberweisung können automatisch mit dem Zahlungsabgleich per CAMT-Datei einer Rechnung zugeordnet werden. Manuell haben Sie die Möglichkeit, im Teilnehmerkonto in der offenen Rechnung über den Button «Einzahlung erfassen» den erhaltenen Betrag zu einer Rechnung einzubuchen. Im Register «Konto» können Sie Zahlungseingänge auch über eine manuelle Transaktion einbuchen – diese Transaktionen werden nicht automatisch einer Rechnung zugeordnet.
Rechnung für offline Payment
Rechnung automatisch erstellen
Diese Einstellung bewirkt, dass mit jeder Buchungsbestätigung eine Rechnung automatisch erstellt und versendet wird.
Manuelles erstellen zulassen
Falls Sie nicht bei jeder Buchung eine Rechnung mitsenden möchten, dem Teilnehmenden aber ermöglichen wollen, die Rechnung selbst zu erstellen, dann wählen Sie diese Option.
Admins haben jederzeit die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen und zu versenden. Dazu müssen die Daten in den «Rechnung Einstellungen» hinterlegt sein.
Rechnung Einstellungen
Erfassen Sie die notwendigen Daten zur Rechnungserstellung.
Ihre MwSt. muss hier nicht hinterlegt werden. Diese können Sie direkt in die E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» und/oder in den Abrechnungs Einstellungen hinterlegen.
Ihr Bankkonto
Hinterlegen Sie an dieser Stelle die Bankinformationen für den Zahlungseingang. Geben Sie hier den Namen, die IBAN und den BIC-/SWIFT-Code der begünstigten Person oder Firma an.
Rechnungsnummer
Hier können Sie den Rechnungsnummernkreis festlegen. Sie haben die Möglichkeit, jedes Jahr den Start der Rechnungsnummer neu festzulegen.
Die Rechnungsnummer kann aus 5 Zeichen (Alias) und einer Nummer bestehen.
Die höchste mögliche Rechnungsnummer ist: 2147483648, danach muss ein neues Alias definiert werden.
Fälligkeit
Hier legen Sie fest, innerhalb wie vieler Tage eine Rechnung beglichen werden muss.
Ist die Option «Fälligkeit automatisch anpassen» nicht angewählt, so wird immer die gewählte Zahlungsfrist auf Ihrer E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» angezeigt.
Haben Sie die Option «Fälligkeit automatisch anpassen» angewählt, so passt sich die Fälligkeit einer Rechnung mit dem Platzhalter ##InvoicePayableDays## in der E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» dem Startdatum Ihres Angebots an.
Erstellen Sie eine Rechnung für ein Angebot, das bereits vorbei ist, wird auf dem Rechnung.pdf die gewählte Zahlungsfrist ausgegeben
Beispiel: Setzen Sie die Fälligkeit auf 15 Tage und Ihr Angebot startet in 15 oder mehr Tagen, dann wird als Fälligkeit auf dem Rechnung.pdf 15 Tage ausgegeben.
Startet Ihr Angebot hingegen bereits in 5 Tagen und Teilnehmende melden heute an, dann werden nur noch 5 Tage als Zahlungsfrist ausgegeben.
Bezahlverlauf
Hier legen Sie fest, ob Teilzahlungen in der Rechnung als Auflistung aufgeführt werden sollen.
QR-Rechnung
Schweizer edoobox-Kunden haben hier die Möglichkeit, die QR-Rechnung zu aktivieren, wodurch alle neuen Rechnungen als QR erstellt werden.
Um für die einzelnen Teilnehmenden die QR-Rechnung korrekt erstellen zu können, sind zwingend die Daten zu Name, Strasse, PLZ und Ort der Teilnehmenden nötig.
ZUGFeRD E-Rechnung
Mit der Aktivierung dieser Option wird bei jeder Rechnung und Stornorechnung zusätzlich eine XML-Datei erstellt und im entsprechenden Rechnung.pdf oder Stornorechnung.pdf gespeichert. Diese Datei kann von Buchhaltungsprogrammen wie DATEV eingelesen werden.
Um die ZUGFeRD-E-Rechnung verwenden zu können, sind folgende Voraussetzungen zwingend nötig:
- Die korrekte Erfassung der MwSt.-Nummer und des MwSt.-Satzes
- Die korrekte Zuordnung des MwSt.-Satzes zum jeweiligen Angebot
- Die korrekte Erfassung von Teilnehmendendaten: Name, Strasse, PLZ und Ort müssen
- Die Rechnung darf keine positiven manuellen Transaktionen beinhalten
Bitte überprüfen Sie nach dieser Einrichtung von ZUGFeRD eine oder mehrere Rechnungen über den offiziellen Dienst von portal3.gefeg.com
Technische Details zu ZUGFeRD:
Für die Erstellung der XML-Datei wird der Standard Basic v2.1.1 verwendet (genaue Bezeichnung: EN 16931 – FacturX 1.0.05 – ZUGFeRD 2.1.1 - BASIC)
Der Rechnungstyp muss gemäss UNTDID 1001 spezifiziert werden, edoobox verwendet diese zwei Codes:
380 für die Rechnung (Commercial invoice)
384 für Stornorechnung (Corrected invoice)
edoobox PDF Rechnung
Der PDF Datei wird über die PDF/A-3 weise die XML Datei angehängt und ergänzt es mit dem ZUGFeRD Version XMP RDF in den Metadaten.
Compliance Level: PDF/A-1b
Abweichende Rechnungsadresse
Hier können Sie festlegen, welche Option Sie im Falle einer abweichenden Rechnungsadresse in einer Teilnehmendenbuchung verwenden möchten:
- Kunde: Hierbei erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält keine E-Mail.
- Kunde und abweichende E-Mail-Adresse: Hierbei erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält die Rechnung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang.
- Abweichende E-Mail-Adresse: Bei dieser Option erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail ohne Rechnung.pdf. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält die Rechnung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang.
Anzahlung, Ratenzahlung und Teilrechnung
Wünschen Sie von Ihren Kunden eine Anzahlung bei der Anmeldung? Würden Ihre Kunden gerne in Raten bezahlen oder wünschen eine Teilrechnung? Hier zeigen wir auf, wie Sie dies umsetzen können.
Sind die Zahlungsoptionen pro Angebot unterschiedlich?
Erfassen Sie in einem Angebot einen Zusatz-Text-Block. Es stehen Ihnen pro Angebot insgesamt drei verschiedene Textblöcke zur Verfügung, die Sie nach Ihrem Bedarf formulieren können.
Haben Sie den Textblock generiert, können Sie diesen in Ihr Rechnung-Mail integrieren.
Sind die Zahlungsoptionen über das ganze edoobox-Konto identisch?
Erfassen Sie den Rechnungstext direkt in der E-Mail Vorlagen.
Drei Beispiele für mögliche Formulierungen:
«Um Ihre Buchung definitiv abzuschliessen, bitten wir Sie eine Anzahlung von EUR 100,00 innerhalb von 2 Arbeitstagen zu überweisen.“
„Ratenzahlungen nehmen wir ab einem Buchungstotal von EUR 400,00 entgegen. Um eine Ratenzahlung zu vereinbaren, kontaktieren Sie uns unter +41 43 434 65 91“
„Seminargebühr: EUR 2’415,00
EUR 15,00 Administrationsgebühr für 4 Raten
10% Anzahlung EUR 241,50 innerhalb von 2 Arbeitstagen
Finanzierter Betrag EUR 2’173,50
Zahlbar in 4 monatlichen Raten à EUR 543,38″
Überprüfung von Zahlungseingängen
Zurzeit ist es noch notwendig, dass Sie die Zahlungseingänge kontrollieren und allenfalls Kunden manuell mahnen. Dafür empfehlen wir Ihnen eine eigene E-Mail Vorlage in edoobox zu gestalten.
