Die Duplikatsuche in edoobox
Es kann vorkommen, dass ein bereits bestehender Teilnehmer sich bei einer nächsten Buchung vergisst einzuloggen und somit ein zweiter, genau gleich heissender Teilnehmer entsteht. Um eine bessere Übersicht über Ihre Teilnehmer in Ihrem edoobox Konto zu haben, können Sie in der Duplikatsuche Duplikate zusammenführen.
Wenn ein Teilnehmer geöffnet wird und es ein Duplikat (oder mehrere Duplikate) gibt, dann wird dies gleich oberhalb des Namens angezeigt.
Mit einem Klick auf 1 Duplikate! öffnet sich der Assistent und es können die gefundenen Duplikate zusammengeführt werden.
Gehen Sie unten auf das Zahnrad und wählen dort Duplikate zusammenführen, falls edoobox ein Duplikat nicht automatisch gefunden hat oder Sie die Suche manuell ansteuern möchten. Dies ist nur pro Teilnehmer möglich, nicht auf der Übersicht aller Teilnehmer.
Im Register Teilnehmer auf der Home Seite werden alle gefundenen Duplikate mit der gefundenen Anzahl im Unterregister Duplikate ausgewiesen.
Die Anrede muss gleich sein für eine Duplikat Zusammenführung. Es kann nicht eine Frau und ein Mann zusammengeführt werden!
Täglich sucht edoobox automatisch nach Duplikaten.
Übereinstimmungsberechnung
Sofern ein Wert mit dem Duplikat übereinstimmt, werden die folgende Punkte vergeben. Je mehr Punkte, desto grösser die Übereinstimmung. Für eine erfolgreiche Duplikatsuche müssen mindestens 3 Punkte erzielt werden. Das Maximum an Punkten stellt immer 100% dar und je mehr Felder zutreffen, desto grösser wird der ausgerechnete %-Satz.
- Vorname = 1 Punkt
- Nachname = 2 Punkte
- E-Mail = 2 Punkte
- Eigenes Teilnehmer Datenfeld = je 3 Punkte
(Vorgängig in den edoobox Einstellungen als zu überprüfendes Feld deklarieren.)
Die Duplikatsuche wird jeweils einmal in 24h durchgeführt. Sie können jedoch in der Teilnehmer Ansicht über die Einstellungen (Zahnrad-Symbol) für einzelne Teilnehmer nach Duplikaten suchen.
Duplikate
Klicken Sie im Duplikate Register auf einen Namen. Es öffnet sich ein Dropdown-Fenster mit den gefundenen möglichen Duplikaten. Ganz rechts bei den gefundenen Duplikaten sehen Sie jeweils die Übereinstimmigkeit des Duplikates mit dem angeklickten Teilnehmer. Je höher der %-Satz, desto grösser ist die Chance, dass es sich wirklich um ein und dieselbe Person handelt.
Schlägt edoobox ein Duplikat vor, das eigentlich gar keines ist, da z.B. für eine Anmeldung die gleiche E-Mail Adresse verwendet wurde etc., dann können Sie ganz rechts bei Ignorieren auf die Schere klicken um diesen Vorschlag zu entfernen.
Sobald Sie auf ignorieren geklickt und die Warnung bestätigt haben, kann es nicht mehr rückgängig gemacht werden!
Es können Maximum sieben Spalten im Duplikate Register angezeigt werden. Standardmässig vorhanden sind immer Vorname, Name und E-Mail. Daneben hat es noch Platz für vier weitere Teilnehmer Datenfelder, die man vor diese Standardfelder hinziehen kann, damit sie ebenfalls als Spalte angezeigt werden. Solange sie „hinter“ den Standardfeldern sind, wird Maximum eine zusätzliche Spalte angezeigt. Alle weiteren Felder die allenfalls zur Überprüfung aktiviert wurden, werden im Hintergrund überprüft und ausgewertet.
Duplikate zusammenführen
Um nun die Duplikate zusammen zu führen, klicken Sie oben in der Leiste auf Zusammenführen, danach öffnet sich der Assistent.
Links ist nun der Hauptteilnehmer, der nach der Zusammenführung bestehen bleibt. Rechts werden alle gefundenen Duplikate detailliert aufgeführt. Mit einem Klick auf Alle zusammenführen werden alle Referenzteilnehmer zusammengeführt. Sie haben aber hier die Möglichkeit noch zu entscheiden, ob Sie allenfalls z.B. die E-Mail Adresse von einem der Referenzteilnehmer verwenden möchten, anstatt diese beim Hauptteilnehmer, da sie dort vielleicht falsch oder veraltet ist. Klicken Sie einfach auf die ausgegraute E-Mail Adresse und schon wird diese als aktiv dargestellt. Dies können Sie mit allen Feldern machen die dort ersichtlich sind. Alles was dunkel angezeigt wird, wird zum Hauptteilnehmer transferiert. Auch alle Notes, Rechnungen, Buchungen, manuelle Transaktionen etc. werden übernommen.
Es kann auch per Mausklick einer der Referenzteilnehmer zum Hauptteilnehmer gemacht werden. Gehen Sie dafür einfach oben links auf das Pfeil-Symbol bei einem Referenzteilnehmer.
Hier kann zudem entschieden werden, ob man wirklich alle/s zusammenführen möchte, oder nur einen Block. Dann wählt man einfach unterhalb des Hauptteilnehmers Zusammenführen aus.
Ist beim Hauptteilnehmer bei einem Feld keine Angabe vorhanden aber bei einem der Referenzteilnehmer schon, wird automatisch dieser Wert übernommen werden.
edoobox sortiert die Duplikate automatisch je nach Relevanz vom Datensatz. Bedeutet, dass das Duplikat welches sich als letztes angemeldet hat, der neuste Teilnehmer (Hauptteilnehmer linke Spalte) ist. Auf der rechten Seite werden die Referenzteilnehmer ebenfalls nach Datum der Buchung (Aktuellster Datensatz zuoberst) aufgelistet.
