Eigene Mail-Vorlagen erstellen
Innerhalb der bereits bestehenden Mail-Vorlagen können auch eigene Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese Mail-Vorlagen können verwendet werden um wiederkehrende Mitteilungen an Teilnehmer zu versenden. Die eigenen Mail-Vorlagen können im Register Teilnehmer in jedem Angebot terminiert versendet werden.
Die Mail-Vorlagen können in allen aktiven Sprachen hinterlegt werden. Es stehen alle Platzhalter der Platzhalter Gruppen Teilnehmer, Buchung, Angebot und Organisation zur Verfügung.
Die eigenen Mail-Vorlagen finden Sie in der Funktionen Liste im Register Teilnehmer in jedem Angebot.
Funktionen Liste in der Teilnehmertabelle
Die eigenen, selbst erstellten Mail-Vorlagen sind in jedem Angebot abrufbar in der Funktionen Liste in der Teilnehmertabelle. Es kann ausgewählt werden, ob alle oder nur selektierte Teilnehmer das Mail erhalten sollen.
Achtung: Werden in dieser Liste keine Teilnehmer ausgewählt, geht edoobox davon aus, dass Sie alle vorhandenen Teilnehmer bedienen möchten.
Eigene Vorlagen versenden
In der Funktionen Liste unter Eigene Vorlagen stehen Ihre selbst erstellten Vorlagen zur Auswahl bereit. Dieser Mailversand wird als Aufgabe erfasst und in den nächsten 0 bis 15 Minuten ab dem eingestellten Termin ausgeführt. Mailversand Aufgaben sind unter Erfasste Aufgaben einsehbar und können vor dem Versand dort auch wieder gelöscht werden. Zudem wird in den Notes diese Aufgabe geloggt.
Die eigenen Vorlagen werden nicht an Teilnehmende auf der Warteliste gesendet.
Standard Mails manuell auslösen
Verschiedene Mails werden automatisch ausgelöst. Eine Zusammenstellung der verschiedenen Mails finden Sie in der Anleitung Mail Vorlagen und Platzhalter in edoobox.
Erinnerungs-Mail
Manchmal finden Sie es sinnvoll, ein weiteres Erinnerungs-Mail nebst dem in den edoobox Einstellungen eingestellten Zeitraum zu versenden. Hier können Sie weitere Erinnerungs-Mails terminieren.
Buchungsbestätigung versenden
Eine Buchungsbestätigung wird bei jeder Buchung versendet. Sie können aber bei Bedarf eine weitere Buchungsbestätigung versenden, wenn z.B. wichtige Änderungen vorliegen wie die Anfangs- oder Endzeiten usw. Die Buchungsbestätigung wird mit Booking.pdf, Ticket.pdf und Termine.ics versendet (entsprechend den eingestellten Optionen).
Freigabe Mail
Das Freigabe Mail (Mail mit der Bestätigung, dass das Angebot durchgeführt wird) wird versendet, wenn Sie den Angebots-Status manuell auf Freigeben stellen.
Tipp: Schalten Sie in den edoobox Einstellungen die automatische Angebots-Freigabe aus und versenden Sie das Freigabe Mail manuell, nachdem Sie sich entschieden haben das Angebot durchzuführen.
Absage Mail
Das Absage Mail wird automatisch versendet, wenn der Angebots-Status manuell auf Absagen gestellt wird. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Absage Mail ein weiteres Mal zu versenden oder das Absage Mail zu versenden ohne den Status auf Absagen zu stellen.
Finanzaufgaben Mails manuell auslösen
Manchmal möchten Sie einigen Teilnehmern Zahlungsinformationen ein weiteres Mal zustellen, hier geht es auf einfach Weise.
Übrigens: Rechnungen werden nur erstellt, wenn noch keine besteht oder wenn eine bestehende Rechnung vorgängig annulliert wurde. Rufen Sie zum Annullieren einer Buchung die entsprechende Buchung auf.
Beim Erstellen einer Aufgabe zur Funktion «Buchungsbestätigung versenden», wird kein Rechnung.pdf mitgesendet, da nicht alle Nutzer von edoobox per Standard ein Rechnungs.pdf versenden möchten.
Erfasste Aufgaben
Unter dem Menüpunkt Erfasste Aufgaben werden alle Aufgaben aufgelistet, die noch nicht ausgeführt wurden.
Zudem werden alle Aufgaben in den Notes dieses Angebotes geloggt.
Bei jeder Aufgabe die Sie erstellen, erhalten Sie detaillierte Informationen über den Ablauf.
Bestimmen Sie den Ausführungszeitpunkt
Legen Sie fest, wann die Aufgabe (Mailversand) erledigt werden soll.
Individuelle Mails an Gruppen senden
Sie möchten ein individuelles Mail an die angemeldeten Teilnehmer eines ganzen Angebotes senden.
Wählen Sie das Angebot, dann einen Rechtsklick auf das Angebot und nun wählen Sie E-Mail an Verteilerliste.
Gehen Sie gleich vor um eine Mail an alle Teilnehmer innerhalb einer Kategorie zu senden.
Alle Teilnehmer in Ihrem Konto erreichen Sie wenn Sie die oberste Ebene wählen und mit einem Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen.
Sofern im „An:“ Feld etwas manuell erfasst wurde, wird nach der E-Mail Adresse gefiltert, sodass das Mail nur einmal anstatt z.B. drei oder vier Mal (je nach Anzahl Buchungen mit der gleichen E-Mail Adresse) versendet werden würde.
Der Postausgang ist aktuell nur eine Filterung der E-Mail-Adresse!
Diese Platzhalter Gruppe ist nur in den eigenen E-Mail Vorlagen vorhanden!
Buchung Platzhalter
| ##BookingNumber## | Buchungsnummer |
| ##BookingDate## | Buchungsdatum |
| ##BookingAmount## | Das Total (Preis) der Buchung |
